Рабочие документы сотрудника могут быть не менее важны для компании, чем данные, хранящиеся в бухгалтерской системе или корпоративной базе. Договоры, таблицы, проекты, техническая документация, коммерческие предложения и переписка часто существуют в единственном экземпляре на рабочем компьютере.
Пока компьютер работает исправно, об этом легко не задумываться. Проблема становится заметной после поломки накопителя, случайного удаления файла, заражения вредоносным программным обеспечением или потери устройства.
Backup нельзя сделать после выхода SSD из строя или после удаления единственного экземпляра файла.
Система резервного копирования должна работать заранее и независимо от действий сотрудника.
Рабочий стол — не резервное хранилище
Одна из самых распространённых ситуаций — сотрудник сохраняет все документы на рабочем столе или в папке «Документы» своего компьютера.
С точки зрения пользователя это удобно: нужные файлы всегда рядом. Но если данные существуют только на этом компьютере, резервной копии у них нет.
Поломка SSD, повреждение Windows, потеря ноутбука или ошибочное удаление каталога могут привести к потере всей рабочей информации.
Если удаление файла автоматически синхронизируется на другие устройства,
вместе с оригиналом может исчезнуть и его синхронизированная копия.
Поэтому наличие облачной папки само по себе ещё не означает наличие полноценного backup.
Где должны храниться рабочие файлы
Конкретная схема зависит от инфраструктуры компании, но сотрудник должен знать, какое место предназначено для хранения рабочих данных.
Это может быть:
- корпоративный файловый сервер;
- сетевой каталог на NAS;
- корпоративное облачное хранилище;
- SharePoint, OneDrive или Google Drive организации;
- сервер проекта;
- другая централизованная система хранения.
Главное правило простое: важный рабочий файл не должен существовать только на локальном диске одного компьютера.
Что сотрудник должен сохранять в корпоративное хранилище
Не каждый временный файл требует резервного копирования. Но всё, что имеет ценность для компании или потребуется другим сотрудникам, должно храниться в предусмотренном организацией месте.
Документы
Договоры, акты, коммерческие предложения, внутренние инструкции, отчёты и другие рабочие документы.
Таблицы и расчёты
Финансовые модели, расчёты, реестры, списки клиентов, рабочие Excel-файлы и другие данные, восстановление которых вручную займёт значительное время.
Проектные файлы
Чертежи, исходники, макеты, конфигурации, техническая документация и промежуточные результаты длительной работы.
Рабочие базы и архивы
Локальные базы данных, архивы почты, выгрузки из программ и другие файлы, используемые для выполнения рабочих задач.
Почему нельзя постоянно хранить всё на флешке
USB-накопитель удобен для временного переноса данных, но использовать его как единственное место хранения рабочих файлов рискованно.
- флешку легко потерять;
- накопитель может выйти из строя;
- устройство может быть заражено вредоносным ПО;
- данные могут оказаться за пределами корпоративного контроля;
- может отсутствовать шифрование;
- обычно нет истории предыдущих версий файлов.
Если использование внешних носителей необходимо, оно должно соответствовать правилам компании.
А облако разве не делает всё само?
Облачные сервисы действительно снижают риск потери данных из-за поломки одного компьютера. Но сотруднику всё равно важно понимать, под какой учётной записью он работает и кому принадлежит используемое хранилище.
Рабочие документы желательно хранить в корпоративном аккаунте, а не в личном Google Drive, Dropbox или другом персональном сервисе.
Если рабочие документы находятся только в личном облаке сотрудника,
после его увольнения компания может потерять контроль над этими файлами.
Корпоративные данные должны оставаться под управлением организации.
Что такое история версий
Некоторые системы хранения позволяют сохранять несколько предыдущих состояний одного файла.
Например, сотрудник случайно удалил часть таблицы Excel и сохранил документ. Если используется только обычная синхронизация, повреждённая версия может заменить правильную.
При наличии истории версий можно вернуть состояние файла до ошибки.
История версий особенно полезна при случайном изменении документов, но она не заменяет отдельную систему резервного копирования всей инфраструктуры.
Почему резервная копия должна быть отдельной
Если оригинальные файлы и их «резервная копия» находятся на одном компьютере, на одном физическом диске или доступны одной и той же учётной записи, проблема может затронуть оба экземпляра одновременно.
Это особенно важно при заражении программой-шифровальщиком. Если резервный каталог постоянно доступен заражённому компьютеру, вредоносное ПО потенциально может повредить и его.
Что делать, если файл случайно удалён
Главное — не пытаться бессистемно исправлять ситуацию. Действия зависят от того, где находился файл и какая система хранения используется.
- Убедитесь, что файл действительно отсутствует.
- Проверьте корзину или раздел удалённых файлов корпоративного сервиса.
- Не создавайте новый файл с тем же именем поверх старого без необходимости.
- Сообщите в IT-службу, если данные важны.
- Укажите примерное время последнего изменения файла.
- Сообщите точный путь или папку, где он находился.
Чем раньше IT-служба узнает о проблеме, тем выше вероятность восстановить нужную версию
из резервной копии, теневой копии, истории версий или другого источника.
Что сотрудник должен знать о системе backup компании
Сотруднику не обязательно разбираться в программном обеспечении резервного копирования, типах накопителей или расписании серверных заданий.
Но он должен знать ответы как минимум на несколько вопросов.
Где необходимо хранить рабочие документы
Какие локальные папки резервируются автоматически
Какие папки не входят в резервное копирование
Можно ли хранить рабочие данные в личных облачных аккаунтах
Можно ли использовать USB-накопители
К кому обращаться для восстановления удалённого файла
Как долго хранятся предыдущие версии данных
Какие данные считаются критичными для компании
Что не должен делать сотрудник
- хранить единственный экземпляр важного документа только на рабочем столе;
- переносить корпоративные данные в личное облако без разрешения;
- самостоятельно отключать установленное ПО резервного копирования;
- удалять неизвестные каталоги, используемые системой синхронизации;
- сохранять критичные данные только на флешке;
- игнорировать сообщения об ошибках синхронизации или backup-клиента.
Резервное копирование работает только тогда, когда восстановление проверено
Сам факт существования резервного задания ещё не гарантирует, что данные удастся восстановить.
Для организации важно периодически проверять состояние резервных копий, наличие свободного места, выполнение заданий и возможность восстановления файлов.
Это уже задача IT-службы, но сотрудник тоже является частью процесса: если важные документы сохраняются вне предусмотренного хранилища, централизованная система backup может просто не знать об их существовании.
Сотрудник не обязан самостоятельно создавать резервные копии всей инфраструктуры.
Его задача — хранить рабочие данные там, где компания может их защитить,
резервировать и при необходимости восстановить.
Вывод
Резервное копирование — это не только серверы, NAS и специальное программное обеспечение. Оно начинается с того, где сотрудник сохраняет рабочий файл.
Если важный документ существует только на одном ноутбуке, компания зависит от исправности одного устройства. Если данные хранятся централизованно и резервируются, поломка компьютера превращается из катастрофы в обычную техническую проблему.
Поэтому сотруднику достаточно соблюдать несколько правил: использовать корпоративное хранилище, не создавать неконтролируемые копии, своевременно сообщать о потере данных и понимать, куда обращаться для их восстановления.
Подробнее об организации защиты данных можно посмотреть в разделе защиты данных и резервного копирования.
Кибербезопасность начинается с правильных действий.
WEB-LABS проводит обучение сотрудников основам кибербезопасности на рабочем месте: безопасной работе с электронной почтой, паролями, файлами, интернет-ресурсами и корпоративными системами.
После прохождения курса сотрудники проходят итоговое тестирование и получают персональный сертификат WEB-LABS.