Қызметкердің жұмыс құжаттары компания үшін бухгалтерлік жүйеде немесе корпоративтік базада сақталатын деректерден кем емес маңызды болуы мүмкін. Шарттар, кестелер, жобалар, техникалық құжаттама, коммерциялық ұсыныстар мен хат алмасу көбіне жұмыс компьютерінде жалғыз данамен сақталады.
Компьютер дұрыс жұмыс істеп тұрғанда бұл туралы ойламау оңай. Мәселе жинақтауыш істен шыққаннан, файл кездейсоқ жойылғаннан, зиянды бағдарламамен жұққаннан немесе құрылғы жоғалғаннан кейін ғана байқалады.
SSD істен шыққаннан немесе файлдың жалғыз данасы жойылғаннан кейін backup жасау мүмкін емес.
Резервтік көшіру жүйесі алдын ала және қызметкердің әрекеттеріне тәуелсіз жұмыс істеуі тиіс.
Жұмыс үстелі — резервтік сақтау орны емес
Ең жиі кездесетін жағдайлардың бірі — қызметкер барлық құжаттарды жұмыс үстелінде немесе компьютеріндегі «Құжаттар» бумасында сақтайды.
Пайдаланушы үшін бұл ыңғайлы: қажетті файлдар әрдайым қол астында. Бірақ деректер тек осы компьютерде болса, олардың резервтік көшірмесі жоқ.
SSD істен шығуы, Windows бүлінуі, ноутбуктің жоғалуы немесе каталогтың қате жойылуы барлық жұмыс ақпаратының жоғалуына әкелуі мүмкін.
Егер файлдың жойылуы басқа құрылғыларға автоматты түрде синхрондалса,
түпнұсқамен бірге оның синхрондалған көшірмесі де жоғалуы мүмкін.
Сондықтан бұлттық буманың болуы өздігінен толыққанды backup бар дегенді білдірмейді.
Жұмыс файлдары қайда сақталуы тиіс
Нақты схема компания инфрақұрылымына байланысты, бірақ қызметкер жұмыс деректерін сақтау үшін қай орын қарастырылғанын білуі тиіс.
Бұл мыналардың бірі болуы мүмкін:
- корпоративтік файлдық сервер;
- NAS-тағы желілік каталог;
- корпоративтік бұлттық сақтау орны;
- ұйымның SharePoint, OneDrive немесе Google Drive жүйесі;
- жоба сервері;
- басқа орталықтандырылған сақтау жүйесі.
Негізгі ереже қарапайым: маңызды жұмыс файлы бір компьютердің жергілікті дискісінде ғана болмауы тиіс.
Қызметкер корпоративтік сақтау орнына нені сақтауы тиіс
Әрбір уақытша файлды резервтік көшіру қажет емес. Бірақ компания үшін құнды немесе басқа қызметкерлерге қажет болатынның бәрі ұйым белгілеген жерде сақталуы тиіс.
Құжаттар
Шарттар, актілер, коммерциялық ұсыныстар, ішкі нұсқаулықтар, есептер және басқа жұмыс құжаттары.
Кестелер мен есептеулер
Қаржылық модельдер, есептеулер, тізілімдер, клиенттер тізімдері, жұмыс Excel-файлдары және қолмен қалпына келтіруге көп уақыт кететін басқа деректер.
Жоба файлдары
Сызбалар, бастапқы файлдар, макеттер, конфигурациялар, техникалық құжаттама және ұзақ жұмыстың аралық нәтижелері.
Жұмыс базалары мен мұрағаттар
Жергілікті дерекқорлар, пошта мұрағаттары, бағдарламалардан алынған экспорттар және жұмыс міндеттерін орындауға пайдаланылатын басқа файлдар.
Неге бәрін үнемі флешкада сақтауға болмайды
USB-жинақтауыш деректерді уақытша тасымалдауға ыңғайлы, бірақ оны жұмыс файлдарын сақтайтын жалғыз орын ретінде пайдалану қауіпті.
- флешканы жоғалтып алу оңай;
- жинақтауыш істен шығуы мүмкін;
- құрылғы зиянды БҚ-мен жұқтырылуы мүмкін;
- деректер корпоративтік бақылаудан тыс қалуы мүмкін;
- шифрлау болмауы мүмкін;
- әдетте файлдардың алдыңғы нұсқалар тарихы болмайды.
Егер сыртқы тасымалдағыштарды пайдалану қажет болса, ол компания ережелеріне сай болуы тиіс.
Ал бұлт бәрін өзі істемей ме?
Бұлттық сервистер бір компьютердің істен шығуына байланысты деректерді жоғалту қаупін расында азайтады. Бірақ қызметкер қай есептік жазбамен жұмыс істейтінін және қолданылатын сақтау орны кімге тиесілі екенін бәрібір білуі маңызды.
Жұмыс құжаттарын жеке Google Drive, Dropbox немесе басқа жеке сервисте емес, корпоративтік есептік жазбада сақтаған дұрыс.
Егер жұмыс құжаттары тек қызметкердің жеке бұлтында болса,
ол жұмыстан кеткеннен кейін компания бұл файлдарға бақылауын жоғалтуы мүмкін.
Корпоративтік деректер ұйымның басқаруында қалуы тиіс.
Нұсқалар тарихы деген не
Кейбір сақтау жүйелері бір файлдың бірнеше алдыңғы күйін сақтауға мүмкіндік береді.
Мысалы, қызметкер Excel кестесінің бір бөлігін кездейсоқ өшіріп, құжатты сақтап қойды. Егер тек кәдімгі синхрондау қолданылса, бүлінген нұсқа дұрыс нұсқаның орнына жазылуы мүмкін.
Нұсқалар тарихы болса, файлды қате жіберілгенге дейінгі күйіне қайтаруға болады.
Нұсқалар тарихы құжаттар кездейсоқ өзгергенде әсіресе пайдалы, бірақ ол бүкіл инфрақұрылымның жеке резервтік көшіру жүйесін алмастырмайды.
Неге резервтік көшірме бөлек болуы тиіс
Егер түпнұсқа файлдар мен олардың «резервтік көшірмесі» бір компьютерде, бір физикалық дискіде болса немесе бір есептік жазба арқылы қолжетімді болса, мәселе екі дананы да бір мезетте зақымдауы мүмкін.
Бұл әсіресе шифрлаушы зиянды бағдарламамен жұққанда маңызды. Егер резервтік каталог жұққан компьютерге үнемі қолжетімді болса, зиянды БҚ оны да зақымдауы мүмкін.
Файл кездейсоқ жойылса не істеу керек
Ең бастысы — жағдайды жүйесіз түрде түзетуге тырыспау. Әрекеттер файлдың қайда болғанына және қандай сақтау жүйесі қолданылатынына байланысты.
- Файлдың шынымен жоқ екеніне көз жеткізіңіз.
- Корпоративтік сервистегі себетті немесе жойылған файлдар бөлімін тексеріңіз.
- Қажет болмаса, ескі файлдың үстіне дәл сол атаумен жаңа файл жасамаңыз.
- Деректер маңызды болса, IT-қызметке хабарлаңыз.
- Файлдың соңғы өзгертілген шамамен уақытын көрсетіңіз.
- Ол орналасқан нақты жолды немесе буманы хабарлаңыз.
IT-қызмет мәселе туралы неғұрлым ерте білсе, қажетті нұсқаны резервтік көшірмеден,
көлеңкелі көшірмеден, нұсқалар тарихынан немесе басқа көзден қалпына келтіру мүмкіндігі соғұрлым жоғары.
Қызметкер компанияның backup жүйесі туралы нені білуі тиіс
Қызметкердің резервтік көшіру бағдарламалық қамтылымын, жинақтауыш түрлерін немесе серверлік тапсырмалар кестесін терең білуі міндетті емес.
Бірақ кем дегенде бірнеше сұрақтың жауабын білуі тиіс.
Жұмыс құжаттарын қайда сақтау қажет
Қандай жергілікті бумалар автоматты түрде резервтеледі
Қандай бумалар резервтік көшіруге кірмейді
Жұмыс деректерін жеке бұлттық аккаунттарда сақтауға бола ма
USB-жинақтауыштарды пайдалануға бола ма
Жойылған файлды қалпына келтіру үшін кімге жүгіну керек
Деректердің алдыңғы нұсқалары қанша уақыт сақталады
Қандай деректер компания үшін критикалық болып саналады
Егер жұмыс файлдарының сақталуын ғана емес, компьютердің негізгі баптауларын да тексергіңіз келсе, пайдаланыңыз: жұмыс орнының қауіпсіздігін тексеруді. Ол әкімшілік құқықтарды, жаңартуларды, қорғаныс БҚ-сын, MFA-ны, қашықтан қол жеткізуді және корпоративтік деректерді сақтауды қамтиды.
Қызметкер не істемеуі тиіс
- маңызды құжаттың жалғыз данасын тек жұмыс үстелінде сақтау;
- рұқсатсыз корпоративтік деректерді жеке бұлтқа көшіру;
- орнатылған резервтік көшіру БҚ-сын өздігінен өшіру;
- синхрондау жүйесі пайдаланатын белгісіз каталогтарды жою;
- критикалық деректерді тек флешкада сақтау;
- синхрондау немесе backup-клиент қателері туралы хабарламаларды елемеу.
Резервтік көшіру қалпына келтіру тексерілгенде ғана шынымен жұмыс істейді
Резервтік тапсырманың болуының өзі деректер міндетті түрде қалпына келеді деген кепілдік бермейді.
Ұйым үшін резервтік көшірмелердің күйін, бос орынның бар-жоғын, тапсырмалардың орындалуын және файлдарды қалпына келтіру мүмкіндігін мерзімді түрде тексеру маңызды.
Бұл — IT-қызметтің міндеті, бірақ қызметкер де процестің бір бөлігі: егер маңызды құжаттар белгіленген сақтау орнынан тыс сақталса, орталықтандырылған backup жүйесі олардың бар екенін мүлде білмеуі мүмкін.
Қызметкер бүкіл инфрақұрылымның резервтік көшірмесін өзі жасауға міндетті емес.
Оның міндеті — жұмыс деректерін компания қорғай алатын,
резервтей алатын және қажет болғанда қалпына келтіре алатын жерде сақтау.
Резервтік көшіру жүйесінің өзін бағалау үшін мына тексеруден өтуге болады: резервтік көшірудің дайындығын тексеру. Ол көшірмелердің оқшаулануын, тапсырмаларды бақылауды, сақтау мерзімдерін, қол жеткізу құқықтарын және іс жүзінде қалпына келтіру мүмкіндігін тексеруге көмектеседі.
Қорытынды
Резервтік көшіру — тек серверлер, NAS және арнайы бағдарламалық қамтылым ғана емес. Ол қызметкердің жұмыс файлын қайда сақтайтынынан басталады.
Егер маңызды құжат тек бір ноутбукте болса, компания бір құрылғының жарамдылығына тәуелді болады. Ал деректер орталықтандырылып сақталып, резервтелсе, компьютердің істен шығуы апаттан кәдімгі техникалық мәселеге айналады.
Сондықтан қызметкерге бірнеше ережені сақтау жеткілікті: корпоративтік сақтау орнын пайдалану, бақылаусыз көшірмелер жасамау, деректер жоғалғанын дер кезінде хабарлау және оларды қалпына келтіру үшін қайда жүгіну керегін білу.
Деректерді қорғауды ұйымдастыру туралы толығырақ мына бөлімнен қарауға болады: деректерді қорғау және резервтік көшіру.
Киберқауіпсіздік дұрыс әрекеттерден басталады.
WEB-LABS проводит обучение сотрудников основам кибербезопасности на рабочем месте: безопасной работе с электронной почтой, паролями, файлами, интернет-ресурсами и корпоративными системами.
После прохождения курса сотрудники проходят итоговое тестирование и получают персональный сертификат WEB-LABS.