Жаңа қызметкерді қабылдауға IT-инфрақұрылымды қалай дайындау керек

Жаңа қызметкерді қабылдау — тек құжат рәсімдеу, жұмыс үстелін дайындау және ұжыммен таныстыру ғана емес. Алғашқы жұмыс күніне дейін компьютерді баптап, корпоративтік тіркелгілерді жасап, қажетті бағдарламаларға қол жеткізуді беріп, жаңа қызметкердің компанияның ақпараттық ресурстарымен қауіпсіз жұмыс істей алатынына көз жеткізу қажет.

Іс жүзінде IT-инфрақұрылымды дайындау көбіне қызметкер жұмысқа шығатын күні таңертең басталады. Жүйелік әкімші шұғыл Windows орнатады, басшы бос компьютер іздейді, ал жаңа әріптес корпоративтік поштаға, 1С-ке және жұмыс құжаттарына қол жеткізуді бірнеше сағат күтеді.

Процесті бұлай ұйымдастыру жұмыс уақытын жоғалтуға ғана емес, қауіпсіздік қателеріне де әкеледі: ортақ парольдер пайдаланылады, артық қол жеткізу құқықтары беріледі және жабдық алдын ала тексерусіз тапсырылады.

Мұндай мәселелерді болдырмау үшін компанияға IT-onboarding — жаңа қызметкерді жұмысқа техникалық дайындаудың түсінікті процесі қажет.

1. Дайындық HR немесе басшының өтінімінен басталады

Жаңа жұмыс орнын ұйымдастырудағы алғашқы қате — IT-бөлімге алдын ала келісілген өтінімнің болмауы.

Жүйелік әкімші қызметкердің қашан жұмысқа шығатынын, қай бөлімшеде жұмыс істейтінін және оған қандай корпоративтік ресурстар қажет екенін алдын ала білуі тиіс.

Әйтпесе дайындық жұмыс күні басталғаннан кейін ғана түсетін шұғыл өтініштердің тізбегіне айналады.

Өтінімде не болуы керек

• Жаңа қызметкердің аты-жөні.
• Лауазымы және бөлімшесі.
• Жұмысты бастау күні.
• Жауапты басшы.
• Жұмыс орны: кеңсе, қашықтан немесе гибридті формат.
• Қажетті жабдық.
• Корпоративтік бағдарламалар тізімі.
• Қажетті желілік ресурстар.
• Қашықтан қол жеткізу талаптары.
• Жекелеген бөлмелерге қол жеткізу қажеттілігі.

Егер қызметкерге мамандандырылған қолданбалар қажет болса, оны бөлек көрсету керек.

Мысалы, CAD және BIM бағдарламаларын қолданатын жобалаушының жұмыс орнын дайындау кәдімгі кеңсе компьютерін орнатуға қарағанда басқа жабдықты және әлдеқайда көп уақытты қажет етуі мүмкін.

Өтінімді қашан беру керек

Өтінімді жабдық сатып алуға, лицензия рәсімдеуге және қол жеткізуді келісуге қажет уақытты ескере отырып алдын ала берген жөн.

Егер жабдық пен лицензиялар бар болса, стандартты жұмыс орнын дайындау салыстырмалы түрде аз уақыт алуы мүмкін.

Ал жұмыс станциясына тапсырыс беру, мамандандырылған БҚ баптау немесе қашықтан жұмысты ұйымдастыру қажет болса, дайындықты ертерек бастау керек.

2. Қызметкерге нақты қандай қол жеткізулер қажет екенін анықтаңыз

Өтінім алынғаннан кейін қол жеткізу құқықтарын келісу қажет.

Бұл ретте құқықтарды «әріптесінде не бар — соның бәрін беру» қағидасымен емес, нақты жұмыс міндеттеріне сәйкес тағайындаған дұрыс.

Мысалы, сату менеджеріне CRM-ге, корпоративтік поштаға және сату бөлімінің ортақ бумасына қол жеткізу қажет болуы мүмкін.

Бірақ оған бухгалтерлік базаға, серверлердің резервтік көшірмелеріне немесе желінің әкімшілік баптауларына қол жеткізу міндетті емес.

Қол жеткізу матрицасы

Бірнеше бөлімшесі бар ұйым үшін типтік рұқсаттар жиынтығын алдын ала анықтаған пайдалы.

Бұл — кез келген компанияға дайын рұқсаттар жиынтығы емес, ұйымдастырушылық матрицаның мысалы.

Қол жеткізудің нақты құрамы жауапты басшымен немесе тиісті ақпараттық жүйенің иесімен расталуы тиіс.

3. Компьютерді немесе ноутбукті дайындау

Міндеттер келісілгеннен кейін жабдықты таңдап, дайындау қажет.

Стандартты кеңсе жұмысына заманауи процессоры, 16 ГБ жедел жады және сыйымдылығы жеткілікті SSD бар компьютерлерді пайдалануға болады.

Бірақ бұл тек практикалық бастапқы бағдар. Сипаттамаларды нақты қолданылатын бағдарламалардың талаптарына қарай таңдау қажет.

Мысалы, Revit немесе басқа ресурсты көп қажет ететін қолданбаларды пайдаланатын инженердің жұмыс станциясына қуаттырақ процессор, көбірек RAM және дискретті бейнекарта қажет болуы мүмкін.

Егер компьютерді бұрын басқа қызметкер пайдаланса

Жабдықты берер алдында ескі пайдаланушының бумасын жоюмен ғана шектелуге болмайды.

Құрылғыда қандай деректер мен бағдарламалар қалғанын тексеріп, компанияда қабылданған рәсім бойынша дайындау қажет.

Қайта пайдаланылатын құрылғылар үшін операциялық жүйені қайта орнату немесе корпоративтік платформа қарастырған қалпына келтіру рәсімі жиі орынды болады.

Бұл ретте компьютерді тазаламас бұрын алдыңғы пайдаланушының барлық қажетті деректері ұйым талаптарына сәйкес сақталғанына көз жеткізу керек.

Берер алдында нені тексеру керек

• Компьютердің техникалық күйі.
• SSD күйі және бос орынның жеткіліктілігі.
• Жедел жадтың жұмысы.
• Қажет болса, жабдық температуралары.
• Желілік интерфейстер мен Wi-Fi жұмысы.
• Драйверлердің дұрыс орнатылуы.
• Монитор, пернетақта және тінтуірдің жарамдылығы.
• Қажет болса, камера, микрофон және гарнитура жұмысы.
• Ноутбук аккумуляторының күйі.

4. Windows орнату және бастапқы баптау

Жұмыс компьютерінде корпоративтік қолданбалармен үйлесімді және қолдау көрсетілетін операциялық жүйені пайдалану қажет.

Windows инфрақұрылымындағы жаңа жұмыс орны үшін Windows 11-дің тиісті редакциясын қарастыруға болады.

Жүйені орнатқаннан кейін бастапқы баптауды орындау қажет.

• Қажетті драйверлерді орнату.
• Қолдау көрсетілетін жаңартуларды орнату.
• Аймақтық параметрлер мен уақыт белдеуін баптау.
• Уақыт синхрондауын тексеру.
• Корпоративтік желілік қосылымды баптау.
• Қарастырылған қауіпсіздік саясаттарын қолдану.
• Қажетті қорғаныс құралдарын қосу.
• Жұмыс сеансын автоматты бұғаттауды баптау.

Компьютерді доменге қосу керек пе

Шешім компанияның архитектурасына байланысты.

Жергілікті Active Directory бар инфрақұрылымда компьютер корпоративтік доменге қосылуы мүмкін.

Егер ұйым Microsoft бұлттық басқаруын пайдаланса, Microsoft Entra ID және құрылғыларды басқарудың тиісті құралдары қолданылуы мүмкін.

Өз доменін пайдаланбайтын шағын компания үшін орталықтандырылған басқарудың басқа нұсқалары болуы ықтимал.

Маңыздысы доменнің өзі емес, жұмыс құрылғыларының баптауларын, жаңартуларын, тіркелгілерін және қауіпсіздігін бақылау мүмкіндігі.

5. Қызметкердің жеке тіркелгісі

Әр қызметкер өз тіркелгісімен жұмыс істеуі тиіс.

Домендік инфрақұрылымда ол Active Directory-де, ал бұлттық ортада тиісті сәйкестендіруді басқару жүйесінде жасалады.

Егер ұйым бірнеше тәуелсіз жүйені пайдаланса, тіркелгілердің қай жерде автоматты жасалатынын, ал қай жерде бөлек әкімшілендіру қажет екенін анықтау керек.

Нені қарастыру қажет

• Тіркелгі атауларын қалыптастырудың бірыңғай ережелері.
• Бөлімше мен лауазымды дұрыс көрсету.
• Қажетті қол жеткізу топтарын тағайындау.
• Жеке бастапқы авторизация.
• MFA құралдарын тіркеу.
• Кіруге арналған бастапқы деректерді қауіпсіз беру тәсілі.
• Қол жеткізуді қалпына келтіру мүмкіндігі.

Уақытша парольдер мен бастапқы авторизация құралдарын ашық жалпыға қолжетімді құжаттар арқылы беруге болмайды.

Сондай-ақ алғашқы кіру кезінде қызметкердің жеке басын кім растайтынын және оның аутентификация құралдарын тіркеу қалай орындалатынын алдын ала анықтау қажет.

6. Корпоративтік поштаны баптау

Корпоративтік пошта — негізгі жұмыс құралдарының бірі. Сондықтан оны алғашқы жұмыс күніне дейін дайындау керек.

Жаңа қызметкер үшін корпоративтік домендегі мекенжайы бар жеке пошта жәшігі жасалады.

Одан кейін қажетті лицензиялар тағайындалады, ұйым қарастырған топтар мен таратулар, сондай-ақ ортақ пошта жәшіктеріне қол жеткізу бапталады.

Нені тексеру керек

• Хаттарды жіберу және қабылдау мүмкіндігі.
• Жіберушінің аты мен мекенжайының дұрыстығы.
• Пошта клиентінің бапталуы.
• Қажетті ортақ жәшіктерге қол жеткізу.
• Корпоративтік күнтізбелерге қосылу.
• MFA жұмысы.
• Қызметкердің фирмалық қолтаңбасы.

Егер компания Outlook, Microsoft 365 немесе басқа пошта платформасын пайдаланса, оның лицензиялануын және қолданыстағы қол жеткізу ережелерін ескеру қажет.

Жаңа қызметкерге алдыңғы қызметкердің пошта жәшігіне толық қол жеткізуді автоматты түрде беруге болмайды.

Жұмыс материалдарын беру құпиялықты ескере отырып келісілген рәсім бойынша орындалуы тиіс.

7. MFA толыққанды жұмыс басталғанға дейін бапталуы керек

Көпфакторлы аутентификация корпоративтік жүйелерге кірген кезде қосымша тексеру қосады.

Ол әсіресе электрондық пошта, қашықтан қол жеткізу, бұлттық қоймалар және жоғары артықшылықтары бар тіркелгілер үшін маңызды.

Мүмкіндігінше фишингке төзімді тиісті FIDO2-кілттері мен passkey сияқты әдістерді қолданған жөн.

Егер нақты жүйе мұндай әдістерді қолдамаса, ұйым саясатына сәйкес MFA-ның басқа қолжетімді нұсқаларын пайдалануға болады.

Жаңа қызметкерге нені түсіндіру керек

Жүйеге кәдімгі кіру қалай орындалатынын, MFA сұрауы қалай расталатынын және аутентификация құрылғысы жоғалған жағдайда не істеу керегін көрсету қажет.

Қызметкер сондай-ақ күтпеген кіруді растау сұрауларын автоматты түрде мақұлдауға болмайтынын білуі тиіс.

8. Ортақ бумалар мен корпоративтік құжаттарға қол жеткізу

Тіркелгі бапталғаннан кейін қызметкерге жұмыс құжаттарына қол жеткізу беру қажет.

Бұл файлдық сервердегі, NAS-тағы немесе корпоративтік бұлттық қоймадағы бумалар болуы мүмкін.

Құқықтарды лауазымға және келісілген қол жеткізу матрицасына сәйкес тағайындау керек.

Мысалы, сату бөлімінің қызметкерлеріне коммерциялық ұсыныстармен бірлесіп жұмыс істеу қажет болуы мүмкін, бірақ оларға кадрлық құжаттарға немесе бухгалтерлік есептілікке қол жеткізу міндетті емес.

Нақты қол жеткізуді тексеріңіз

Пайдаланушыны қажетті топқа қоса салу жеткіліксіз.

Оның қажетті файлдарды шынымен аша алатынын және рұқсат етілген операцияларды орындайтынын тексеру қажет.

Сонымен қатар қызметкердің бөтен құпия ресурстарға қол жеткізіп кетпегеніне көз жеткізген дұрыс.

Егер ұйым пайдаланушы бумаларын қайта бағыттауды, корпоративтік синхрондауды немесе жұмыс құжаттарын қорғаудың басқа тетіктерін пайдаланса, оларды да тексеру қажет.

Корпоративтік файлдарды қорғау туралы толығырақ — бөлімде «Деректерді қорғау және резервтік көшіру».

9. Жұмыс бағдарламаларын орнату

Бағдарламалар жиынтығы лауазымға және нақты өндірістік міндеттерге қарай анықталады.

Кәдімгі кеңсе қызметкеріне браузер, кеңсе пакеті, корпоративтік пошта, PDF-қолданбалар және коммуникация құралдары қажет болуы мүмкін.

Басқа бөлімшелер үшін мамандандырылған БҚ-ны алдын ала дайындау қажет.

Бухгалтерия

• Қажетті 1С құрамдастары.
• Келісілген ақпараттық базаларға қол жеткізу.
• Қарастырылған ЭЦҚ құралдары.
• Қажет болса, NCALayer.
• Клиент-банк және рұқсат етілген қаржылық сервистер.
• Басып шығару, сканерлеу және PDF-пен жұмыс.

Қызметкердің жеке өкілеттіктеріне ерекше назар аудару қажет.

Жаңа бухгалтерге өз қол қою құралдары мен өкілеттіктерін рәсімдеудің орнына басқа қызметкердің ЭЦҚ жабық кілттерін беруге болмайды.

Толық нұсқаулық — «Бухгалтердің жұмыс орнын қалай дұрыс дайындау керек».

Жобалау бөлімі

Инженерлер мен жобалаушыларға CAD және BIM бағдарламаларын орнату, желілік кітапханаларды, үлгілерді және корпоративтік жоба қоймаларын қосу қажет болуы мүмкін.

Тиісті бағдарламалық лицензиялардың бар-жоғын және қолданбалардың жұмыс станциясымен үйлесімділігін тексеру қажет.

Сату бөлімі

Менеджерлерге әдетте CRM, корпоративтік пошта, телефония және бөлімшенің жұмыс құжаттарына қол жеткізу қажет.

Егер CRM корпоративтік телефониямен бірге қолданылса, гарнитура, микрофон және қажетті интеграциялардың жұмысын бөлек тексеру керек.

10. Лицензиялар: неге оларды соңғы сәтте еске түсіруге болмайды

Тіпті толық бапталған компьютер де компанияда маңызды қолданбаларға бос лицензия қалмаса, жұмысқа жарамсыз болуы мүмкін.

Сондықтан жаңа қызметкер жұмысқа шыққанға дейін лицензиялардың қолжетімділігін және оларды пайдалану шарттарын тексеру қажет.

Бұл әсіресе Microsoft 365, 1С, терминалдық сервистер және кәсіби инженерлік БҚ үшін өзекті.

RDP арқылы жұмыс істегенде қашықтағы жұмыс үстелдерін және корпоративтік қолданбаларды лицензиялаудың қолданылатын талаптарын ескеру қажет.

Бағдарламалық лицензиялар мен тағайындалған пайдаланушылардың орталықтандырылған есебін жүргізген жөн.

11. Егер қызметкер қашықтан жұмыс істейтін болса

Қашықтан немесе гибридті формат үшін корпоративтік инфрақұрылымға қосылу құралдарын бөлек дайындау қажет.

Оған VPN, виртуалды жұмыс үстелі, корпоративтік бұлттық қолданбалар және қорғалған аутентификация құралдары кіруі мүмкін.

Алдын ала нені тексеру керек

• Корпоративтік ноутбуктың жұмысы.
• Кеңседен тыс жерде қауіпсіз кіру мүмкіндігі.
• Қажет болса, VPN-ге қосылу.
• MFA бапталуы.
• Қажетті қолданбалардың қолжетімділігі.
• RDP немесе басқа қашықтағы платформаның жұмысы.
• Корпоративтік файлдарға қосылу.
• Үй желілерін пайдалану ережелері.
• Техникалық қолдауға жүгіну тәртібі.

Жаңа қызметкерді тез қосу үшін RDP портын тікелей интернетке ашуға болмайды.

Қашықтан қол жеткізу ұйымның қабылданған қауіпсіздік архитектурасына сәйкес болуы тиіс.

Жеке компьютер ме, әлде корпоративтік ноутбук па

Егер қызметкер жеке құрылғысын пайдаланса, мұндай сызба корпоративтік саясат бойынша рұқсат етіле ме, соны алдын ала анықтау қажет.

Жеке және жұмыс деректерін бөлу, құрылғыны қорғау талаптары және еңбек қатынастары тоқтағаннан кейін корпоративтік ақпаратты жою мүмкіндігі ескерілуі тиіс.

12. Принтерлер, сканерлер және басқа периферия

Бір қарағанда принтерді қосу жұмыс орнын дайындаудың болмашы бөлігі сияқты.

Бірақ дұрыс драйвердің болмауы немесе желілік МФҚ-ға қол жеткізудің жоқтығы күнделікті міндеттерді орындауды қиындатуы мүмкін.

Сондықтан қызметкер пайдаланатын барлық құрылғыны тексеру қажет.

• Принтерлер және желілік МФҚ.
• Сканерлер.
• Гарнитуралар және веб-камералар.
• Қосымша мониторлар.
• Док-станциялар.
• Мамандандырылған USB-құрылғылар.

Егер қызметкер RDP арқылы жұмыс істесе, принтерлер мен басқа құрылғыларды қайта бағыттаудың қарастырылған тетіктері бөлек тексеріледі.

13. Физикалық қол жеткізу: карталар, рұқсатнамалар және СКУД

Жаңа қызметкерді техникалық дайындау тек цифрлық тіркелгілермен шектелмейді.

Егер ұйым қол жеткізуді бақылау және басқару жүйесін пайдаланса, жеке электрондық рұқсатнама дайындау қажет.

Өту құқықтарын лауазымға және нақты міндеттерге сәйкес тағайындау керек.

Мысалы, жалпы бөлім қызметкеріне серверлік бөлмеге, жабдық қоймасына немесе құпия құжаттар архивіне қол жеткізу міндетті емес.

Рұқсатнаманы берер алдында оның рұқсат етілген өту нүктелерінде жұмыс істейтінін тексерген дұрыс.

Лауазым өзгергенде немесе жұмыстан шыққанда барлық қол жеткізуді уақтылы қайтарып алу үшін физикалық рұқсаттарды цифрлық рұқсаттармен бірге есепке алған жөн.

14. Қызметкерді киберқауіпсіздік негіздеріне оқыту

Жаңа қызметкер дұрыс бапталған және қорғалған компьютер алуы мүмкін, бірақ компанияның ішкі ақпараттық қауіпсіздік ережелерін білмеуі ықтимал.

Сондықтан жұмысқа қабылдау — кибергигиена бойынша бастапқы оқытуға қолайлы сәт.

Қандай тақырыптарды түсіндіру қажет

• Парольдерді қалай жасау және сақтау керек.
• MFA-ны қалай дұрыс пайдалану керек.
• Күмәнді хаттарды қалай тану керек.
• Неліктен өз тіркелгіңізді әріптестерге беруге болмайды.
• Құпия құжаттармен қалай жұмыс істеу керек.
• Жұмыс файлдарын қайда сақтауға рұқсат етіледі.
• Қашықтан жұмыс кезінде қандай ережелер қолданылады.
• Жұмыс құрылғысы жоғалғанда не істеу керек.
• Күмәнді оқиғалар туралы қалай хабарлау керек.

Инциденттер туралы хабарлау тәртібін бөлек түсіндіріңіз

Қызметкер күмәнді тіркемені кездейсоқ ашып қойса, әдеттен тыс сайтқа пароль енгізсе немесе корпоративтік ноутбукты жоғалтса, кімге жүгіну керегін білуі тиіс.

Компанияда мұндай хабарламаларға арналған түсінікті арна болғаны маңызды.

IT-қызметті уақтылы хабардар ету инцидент салдарын шектеуге көмектесуі мүмкін.

15. Алғашқы жұмыс күні нені тексеру керек

Жабдық пен тіркелгілер дайын болғанда, қызметкермен бірге қабылдау тестін өткізу қажет.

Жүйелік әкімші Windows-қа сәтті кірді екен деп қана жұмыс орнын толық дайын деп санауға болмайды.

Қызметкердің өз тіркелгісімен нақты жұмыс сценарийлерін тексеру керек.

Егер қызметкер жұмыс үшін маңызды кемінде бір операцияны орындай алмаса, ақауды тіркеп, оны жоюға жауапты адамды тағайындау керек.

16. Жаңа қызметкерді дайындауда кім неге жауап береді

Процесс кездейсоқ ауызша келісімдерге тәуелді болмауы үшін жауапкершілікті алдын ала бөліп қойған дұрыс.

Шағын компанияда бірнеше рөлді бір адам атқаруы мүмкін.

Бірақ бұл берілген қол жеткізуді келісу және құжаттау қажеттілігін жоймайды.

17. Алғашқы жұмыс аптасынан кейін не істеу керек

Жұмыс орнын дайындау алғашқы жұмыс күнімен міндетті түрде аяқталмайды.

Біраз уақыттан кейін қызметкер мен оның басшысынан барлық қажетті бағдарлама қолжетімді ме және қосымша жұмыс қажеттіліктері анықталды ма, соны сұраған пайдалы.

Бұл ретте жаңа құқықтарға негізделген сұраныстарды жай ыңғайлылық үшін артық қол жеткізу беруден ажырату керек.

Сондай-ақ бастапқы баптау кезеңіне уақытша берілген рұқсаттар қажетсіз күйде белсенді қалып қоймағанын тексеру қажет.

IT-инфрақұрылымы дамыған компаниялар процестің бір бөлігін автоматтандыра алады: тіркелгі жасау, топ тағайындау, бағдарламаларды өрістету және құрылғыларды дайындау.

Бірақ автоматтандыру құқықтарды келісуді және нәтижені тексеруді алмастырмайды.

Жаңа қызметкерді қабылдаудағы типтік қателер

• IT-бөлім жаңа қызметкер туралы оның жұмысқа шыққан күні біледі.
• Компьютер алдын ала тексерусіз беріледі.
• Жаңа қызметкер алдыңғы қызметкердің тіркелгісін пайдаланады.
• Ыңғайлылық үшін жергілікті әкімші құқықтары беріледі.
• Корпоративтік пошта MFA-сыз жасалады.
• Жеке құқықтардың орнына ортақ парольдер пайдаланылады.
• Қажетті бағдарламаларға лицензия сатып алу ұмытылады.
• Қызметкер компанияның барлық желілік бумасына қол жеткізу алады.
• Қашықтан қол жеткізу келісілген қауіпсіздік саясатынсыз бапталады.
• Жаңа бухгалтерге басқа адамның ЭЦҚ кілттері беріледі.
• Жабдық IT-активтер есебіне енгізілмейді.
• Жұмыс орнының нақты дайындығын ешкім тексермейді.

IT-инфрақұрылымды дайындау чек-листі

Қорытынды

Жаңа қызметкерді қабылдауға IT-инфрақұрылымды дайындау оның алғашқы жұмыс күніне дейін басталуы тиіс.

Жарамды компьютер берумен ғана шектелмей, корпоративтік жүйелерге қол жеткізуді алдын ала келісу, қажетті бағдарламалар мен лицензияларды дайындау, қорғаныс құралдарын баптау және қауіпсіз авторизацияны қамтамасыз ету қажет.

Қызметкерлерге жеке тіркелгілер және тек жұмыс міндеттеріне сәйкес рұқсаттар беру әсіресе маңызды.

Бастапқы баптаудан кейін барлық маңызды жұмыс сценарийлерінің жарамдылығын тексеру қажет.

Нақты ұйымдастырылған IT-onboarding жұмыс орындарын дайындау уақытын қысқартуға, қол жеткізу берудегі қателерден сақтануға және IT-бөлім жүктемесін азайтуға көмектеседі.

WEB-LABS компанияларға жұмыс орындарын дайындауға және қызмет көрсетуге, корпоративтік желілерді, серверлерді, поштаны, қашықтан қол жеткізу жүйелерін және ақпараттық қауіпсіздікті баптауға көмектеседі.